企業では総務や経理の担当者がオフィスに届く紙の請求書、郵便物などを手作業で仕分けして、担当する人に配布しています。役所からの書類やDMなどかなりの数が毎日届いているはずです。テレワークになって、請求書などはPDFになり添付されるようになってきていますが、それでも一部です。
誰でもできる作業ですが、手間と時間が取られます。
そんな手間を解消するべくつくられたサービスがatenaです。
目次
オフィスに届く郵便物をクラウド上で管理できる「atena」
atenaはオフィスに届く郵便物をクラウド上で管理できるサービスです。
郵便物の受け取りはatenaが代行してくれ、届いたものの情報を写真とともに管理画面上に登録してくます。原本を受け取りたければ「転送」してもらうこともできるし、デジタルデータとして管理したければ「スキャン」を依頼することもできます。不要な郵便物は「破棄」してもらうことも可能です。配達状況をLINEやSlackなどでも確認することできます。
atena サービスレビュー
日本政府もデジタル庁をたて、今後は企業での働き方としていっそうテレワークの推進を推奨し、テレワークに移行する企業も増えてくると思います。テレワークが進むとオフィスを維持する重要性は薄れてきますが、登記上の会社の住所は必須で、最低限の郵便物を受け取る先としても住所は必要です。
atenaを使うことで、ペーパーレスを進めることができます。
atenaは現時点では利用できるのは住所は東京都江東区のみで、atenaが用意する住所で法人登記も出来るようになていますので、フリーランスの方など完全にクラウド上で自動化し完結させること出来ると思います。月額1万円（税抜）で、100通までの郵便の受け取りをすることができます。Slack通知などの機能も制限なく全て利用することができます。
フリーランスや個人事業主よりも、従業員が多い法人にはこういったサービスは管理や作業コストの削減に繋がって助かるサービスだと思います。
請求書などデジタル化されれば、その後の処理は自動化しやすく、人が介在しないことでミスも減らせますし、コストを削減することが容易ですので。
紙の情報をデータ化できて管理できるのは、本当に便利です。
atenaとsweeepが連携
紙を電子化できるatenaとsweepのオンライン回収機能（請求書データをWEB上で受け取る機能）の連携ができるようにもなっています。
一部の企業では電子化進まず、紙の請求書での郵便物の受け取りなどが必要となっていますが、atenaが郵便による請求書受け取りフローをカバーし、Sweeepに請求書が保存され、仕分け行われ、100％オンラインで自動化が可能とっています。
仕分けされたデジタルデータは会計ソフトや銀行と連携させることが容易なので、請求書からの一連の人が行っていた作業をほとんど自動化できてしまうことが可能です。
引用元：sweeepがatenaとAPI連携。請求書回収をさらに効率化し在宅ワークを推進。
最後に
今後、10年以内には人が行っていた定型化されていた作業は、自動化が進んでいくのは間違いないでしょう。
人に作業してもらうまでかかる学習時間と人を管理するコストの削減に繋がるのでかなり速く進んでいくのではないかと思います。
自動化を前提とするなら請求書などは紙ではなく、統一フォーマットに従って電子化された状態で、送受信と保管が出来るようになってほしいものです。
そうすれば、もっと、シンプルになるはず・・。
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